Uue töötaja onboardimisest ehk ettevõttesse pardale võtmisest sõltub nii tema uude rolli sisseelamise kiirus kui ka rahulolu. Ausus, avatus ja toetus on seejuures võtmesõnad. Väga hea onboardingu süsteemi loomise ja arendamise kogemust jagavad Tele2 personaliarenduse ekspert ning coach Mihkel Joasoo ja talendikogemuse spetsialist Rebeka Dronia.  

Mõned kuud tagasi Tele2 turundusjuhi rolli asunud Georgi Viies on ettevõtte onboardingust siiani vaimustuses. „Sellist süsteemsust, põhjalikkust ja fookust, millega mind tele2laseks pühendati, ei ole ma veel kohanud. Kolm täis päeva olime kõik uued töötajad kontoris koos ja toimus korralik loputus Tele2 väärtustest ning strateegiast brändikeele ja klienditeeninduse põhimõteteni. See tekitas veel kindlama tunde, kui lahedad inimesed on koos minuga Tele2 perekonnaga liitumas,“ jagab ta. 

Viies tunneb tänaseks nagu oleks ta Tele2-s juba pikemalt ametis olnud – suurepärane pardale võtmise süsteem on tema sisseelamist oluliselt kiirendanud. ”Kõige rohkem aitas onboarding mõista Tele2 tegevuste erinevaid tahke. Plaanis ette nähtud kolm tundi tööd Kristiine keskuse Tele2 esinduses andis mulle olulise sissevaate ka nö päris ellu – mis ja kuidas toimub seal, kus inimeste probleeme professionaalselt ning positiivse tundega lahendatakse. Mul tekkis koheselt täielik austus meie eesliini #põhjusegamässajate suhtes!“ meenutab turundusjuht.

Edukas sisseelamine algab värbamisest

Tele2 onboardingu süsteemi toetab mõtteviis, et sisseelamiskogemus algab juba värbamiskokkupuutest – selle käigus loodud usaldus ja kogemus on kõige eelduseks. „Üritame olla inimlikud ja lubadustest kinni pidada (näiteks konkursi käiguga kursis hoidmisel) ning rääkida ootuste juhtimiseks võimalikult avameelselt rollist, töökeskkonnast ja kõigest muust,“ toob personaliarenduse ekspert ja coach Mihkel Joasoo näiteid.

Tele2 talendikogemuse spetsialist Rebeka Dronia kinnitab, et värbamine on pardale võtmisele eelnev oluline samm, kus tasub olla aus ettevõtte kultuuri ja kõige tööga seonduva osas. „Püüdsime varasemalt ka värbamisel pidevaid vau-efekte tekitada ja seda protsessi teisele tasemele viia kuni saime aru, et inimesed hindavaid kõige tavalisemaid asju, mille vastu ikka eksitakse. Näiteks tähtaegadest ja lubadustest kinni pidamises iseenesest peitub juba vau-efekt,“ lisab ta. 

Väga heale värbamiskogemusele jätkuks samaväärse sisseelamissüsteemi loomisel olid Tele2 personalitiimile inspiratsiooniks parimad praktikad, organisatsioonipsühholoogia valdkonna uurimistööd, ettevõtte kliendikeskne strateegia ning isiklikud kogemused. Uue töötaja esimeste nädalate-kuude kavade koostamisel konsulteeriti nii avaliku kui ka erasektori silmapaistvate tegijatega Eestist ja välismaalt ning üritati aru saada, kas eduka sisselamise kujundamiseks on usaldusväärseid printsiipe. 

Aus ja vahetu kogemus kolme päevaga

Tele2 praegune kolmapäevane onboardingu süsteem võeti kasutusele 2018. aastal kui otsustati sünkroniseerida uute töötajate alustuskuupäevad, luua ühtlustatud tervituskogemus ja lisada plaani esinduste ja kõnekeskuse külastused. Enne seda said mõned uued tulijad sissejuhatuse ettevõtte üldpilti alles ca neli kuud pärast saabumist. „Uurimistöö ja isiklike kogemuste põhjal otsustasime liikuda „siin on su läpakas, hakka pihta“ lähenemisest millegi ühtlustatuma poole. Meie sisseelamise toetussüsteem areneb igakuiselt tagasiside toel ja keskkonnaga kohanedes,“ kirjeldab Joasoo.

Onboardingu esimestel päevadel õpitakse tundma Tele2 kultuuri, strateegiat ja kliendikogemust. Seejärel liigub osa uutest töötajatest lisakoolitustele, et tutvuda lähemalt programmide ja protsessidega. Teine osa alustab samal ajal tööd oma tiimi ja rolliga. Sealt edasi kujuneb sisseelamine individuaalseks, personalitiim taustal toetamas. „See, et kõik uued tele2lased alustavad samal päeval ühtse grupina, on meile mitmes vallas efektiivsust juurde toonud ja võimaldab pakkuda läbimõeldumaid esimesi kogemusi. Üritame kõiges olla kliendikesksed ja seetõttu tutvuvad kõik uued tele2lased meie suurimate kanalitega, veetes päeva ühes esinduses abiks olles. Seeläbi on nad rohkem kursis meie ühise pingutuse lõpp-punktiga – meie sõpradega ja nende murede-rõõmudega,“ selgitab Joasoo.

Ühe huvitava sisseelamise sünkroniseerimise kõrvalmõjuna toob Dronia välja selle, et kuna kokku satuvad tele2lased erinevatest tiimidest ja osakondadest, mõjub see ka organisatsiooniülese koostöö edendajana. „Kui oled kellegagi koos samal ajal alustanud, sarnastele küsimustele segaduses vastuseid otsinud, jääb teie vahele side. See side teenib organisatsiooni ka hiljem, soodustades tiimidevahelist koostööd,“ kirjeldab ta boonust.

Turvaline keskkond toetab enesekindlust

Onboardingu üldeesmärgina toob Joasoo välja uute töötajate toetamise, et nad saavutaksid võimalikult kiiresti oma uues rollis täisefektiivsuse. „Üldjoontes tähendab see, et inimene tunneb end oma rollis võrdlemisi kindlalt ja toob oma võimekusele vastavaid tulemusi. Meie soov on onboardingu käigus olla inimlik ja soe, elada ning edastada Tele2 kultuuri ja strateegiat ning teha seda viisil, mis annab realistliku ülevaate organisatsioonist ning ka toetatud tunde,“ lisab ta.

Dronia täiendab, et onboardingu eesmärk on tekitada liitujates enesekindlust ja et oleks turvaline koht oma mõtete jagamiseks. „Nende kolme päeva käigus saame päris palju tagasisidet, näiteks esinduse kogemuse järgselt, ja seda jagan ma iga kuu ka meie juhtidega. Kindlasti tuleb igas etapis olla aus, ka asjade osas, mis on ettevõttes mäda,“ soovitab ta.

Tagasiside Tele2 onboardingu süsteemile on olnud eranditult positiivne ja alati ka veidi üllatunud. „Üllatus tuleneb tihti sellest, et võtame niivõrd isiklikult aega ja energiat ning suhtume heatahtlikult kõigisse kui võrdsetesse. Perioodidel, kui tegime kaug- ja hübriid-sisseelamist, saime muidugi ka hakkama. Samas oleme leidnud, et tiimi vaibile ja avatud suhtlusele esimesest päevast hoo sisse andmiseks on palju kergem seda teha kui kõik füüsiliselt koos on,“ kirjeldab Dronia.

Viis soovitust edukaks onboardimiseks

Hetkel tegeleb Tele2 personalitiim sellega, kuidas individualiseerida sisseelamisteekonda pärast esimesi nädalaid, mil viisil onboardimise kogemust paremini mõõta ja millal sekkuda õigel hetkel kellegi toetamiseks.  

Uusi töötajaid toetava onboardingu süsteemi loomiseks soovitavad Joasoo ja Dronia:

• Võtta arvesse ettevõtte ja ajahetke eripärasid – mõne teise organisatsiooni onboardingu süsteemi üks-ühele kopeerimine ei toimi, kuna iga tegevusvaldkond, ajalugu ja kultuur on erinevad.
• Järgida andmepõhiselt tõestatud põhimõtteid ja toetavaid raamistikke – nende ümber saab põimida ettevõtte eripära. Mõned olulisemad asjad, mis ennustavad sisseelamise kvaliteeti on: kui kiiresti ja efektiivselt saavutab uus töötaja rolliselguse; kui edukalt ta sotsiaalselt integreerub; kuivõrd selged on talle kultuurist ja strateegiast tulenevad kirjutatud ning kirjutamata reeglid; kui stabiilselt ja efektiivselt toetavad juht, tiim ning organisatsioon tema enesekindlust sisseelamisperioodil. Kõigi nende aspektide ümber oleme genereerinud tele2likke toetavaid samme, kuid nende olulisuse kohta pidime enne omajagu õppima.
• Jagada ettevõtte ajalugu – meil kõigil on justkui mingi tung teada ja tunda oma päritolu või juuri, sama kehtib ka ettevõtte kohta, kuhu inimesed igapäevaselt panustavad. Teadliku valiku tegijad ilmselt uurivad seda ka omal käel, aga miks mitte toetada ühtset arusaama ja seda ka kõigile esimestel päevadel tutvustada.
• Olla aus, ka nende asjade osas, mis hetkel nii hästi ei ole – uued töötajad saavad neist nii ehk naa teada. Parem on realistlikult rääkida asjadest, mis võiksid paremini olla ja millega nad võivad kokku puutuda. Selline ootuste juhtimine, mis juba värbamisest peale hakkab, valmistab uut inimest paremini eesootavaks.
• Mitte alahinnata sooja tervitust, rõõmsat nägu ja abivalmidust esimestel päevadel ja ka edaspidi – neil on väga suur mõju!