Tele2 blogi

15 Gmaili trikki, mida igaüks peab teadma

Pikk aga kasulik lugemine

E-post on iga Homo Interneticuse elu lahutamatu osa. Selle olemasolu nõutakse juba algklassidest peale ning selle tähtsus on praktiliselt võrdväärne passi olemasoluga.

Kui sul pole e-posti siis sind justkui polegi olemas. Vaatamata selle tähtsusele leidub vast väheseid inimesi, kes e-posti kasutamist naudiksid. E-kirjade haldamine on igav, tüütu ning teatud juhul võib see ühe paraja peavalu tekitada. Õnneks on moodsamates e-posti klientides, näiteks Gmail’is, peidus hulgaliselt krustkeid, mis teevad e-posti kasutamise tolereeritavaks ning mõnest aspektist isegi meeldivaks.

Käesolevas artiklis vaatame üle 15 Gmaili trikki, mis e-kirjade halduse lihtsamaks teevad.

1. Filtreeri ja valitse

Oma postkastis korra majja löömiseks on mitmeid vahendeid, millest üks kõige efektiivsemaid on filtrid. Nende abil jaotab e-post sinu kirjad automaatselt saatjate, kirja teemade, tärnide, siltide, manuste ja muude teiste parameetrite alusel.

Filtreid on võimalik luua kolmel viisil: läbi otsingulahtri, Seadete kaudu ning olemasoleva kirja alusel. 

Otsingulahtri kaudu:

1. Sisesta otsingulahtrisse parameeter, mille alusel kirju filtreerida (näiteks saatja e-maili aadress, teema jne)

2. Vajuta aadressilahtri paremas servas olevale noolekesele

3. Avanenud akna saad määrata kust kirju välja nopitakse, määrata parameetrid Saatja, Saaja, Teema, kirja sisu, mida kirjas ei peaks olema, manuse mahud ja mis perioodi jooksul postkastist läbikäinud kirju hakkatakse noppima.

4. Kui parameetrid on seadistatud  vajuta akna alumises paremas nurgas olevale nupule Create filter with this search (Loo selle otsinguga filter)

5. Nüüd saad määrata mida välja sõelutud kirjadega peale hakkatakse. Lisa linnuke meelepärase valiku juurde ning vajuta Create Filter (Loo filter).

Seadete kaudu:

1. Ava seaded ja liigu vahesakki Filtrid ja blokeeritud aadressid

2. Vajuta Create new filter (Loo uus filter)

3. Järgnevad sammud on identsed otsingulahtri kaudu filtri loomisega.

Olemasoleva kirja põhjal:

1. Ava kiri ning vajuta akna ülemises servas olevale nupule More (Veel)

2. Klikka valikule Filter messages like these rippmenüüst.

3. Järgnevad sammud on identsed otsingulahtri ja Seadete kaudu filtri loomisega.

2. Postkast siltidega värvikirevamaks

Sildid on Gmaili üks võimsamatest salarelvadest, mis teevad tüütu e-kirjade majandamise lihtsaks. Siltide abil on võimalik kirju rühmitada, sorteerida ja suures sõnumite tulvas on kirju kerge tuvastada tänu värvilisele märgistusele. Paraku on siltidega üks mure: nende kinnitamine kirjadele võib olla väga tüütu. Kirjade sildistamiseks on laias laastus kolm moodust: 

Kõige kilplaslikum moodus:

1. Ava kiri

2. Klikka akna ülemises servas olevale siltide ikoonile ja vali meelepärased sildid välja

Veidi kiirem moodus:

1. Selekteeri mitu kirja ja klikka akna ülemises servas siltide ikoonile

2. Selekteeri välja sobilikud sildid

3. Vajuta "rakenda"

Kõige efektiivsem moodus:

1. Filtrit seadistades lisa filtri funktsioonide aknas valiku „Kasuta teemasilti“ ning vali sobiv silt

Sildid ilmuvad vaikimisi Gmaili akna vasakusse paani. Sildile klikkates avaneb loend kirjadest mis on antud sildiga märgistatud.

Magustoit: tee sildid värviliseks

Vaikimisi on kõik sildid igavat halli värvi ning neid on üsna raske tuvastada. Õnneks saab siltide värvust muuta:

1. Klikka sildi nimetuse kõrval olevale noolele

2. Valikust sildi värv saad määrata sildi tooni.

3. Mobiiliäpp annab teada ainult teatud siltidega kirjadest

Nutitelefonide omanike üheks suurimaks nuhtluseks on lõputult helisev, värisev, prääksuv masin, mis ei lase keskenduda ning rikub ilusaid momente ära. Õnneks saab Androidi põhisel telefonil Gmaili rakenduse seadistada nii, et see annaks kasutajale teada ainult konkreetse sildiga märgistatud kirjadest.

1. Ava telefonis Gmaili äpp

2. Ava Settings ning lülita sisse Notifications ehk teavituste funktsioon

3. Vajuta Manage labels ning vali millise sildiga märgitud kirjade kohta sa tahad teavitusi saada.

4. Sünkroniseeri silte Gmaili klientprogrammide vahel ära, et tagada süsteemi toimimise.

4. Filtreeri peidetud siltide alusel

Vaikimisi seab Gmail igale kirjale automaatselt silte, mis tavakasutajale pole vaikimisi nähtavad, näiteks „spam“, „read“, „unread“ jne.

Kuigi palja silmaga neid silte ei näe, võid sa neid otsingutes ikkagi kasutada kirjutades otsingulahtrisse otsida kirju antud varjatud siltidega otsingulahtrisse sisestades märksõnu „label: unread/read/social“ jne. 

5. Ennista kiri

Küllap tuleb sulle tuttav ette olukord, kus oled rahuliku südamega pannud kirja teele, kuid saatmise hetkel mõistad, et unustasid kirjale manuse külge panna. Õnneks oskab Gmail sellistes olukordades oma kasutajaid hädast välja päästa. Poole minuti jooksul pärast kirja saatmist on võimalik kirja saatmist tühistada. See on üks elupäästev funktsioon, kuid millegi pärast on see krutski vaikimisi välja lülitatud. Selle käivitamiseks:

1. Ava Seaded

2. Üldseadete all leia sektsioon Undo Send (Võta saatmine tagasi)

3. Lisa valikule Enable Undo Send (Luba saatmise tagasi võtmine) juurde linnuke ning määra aeg, mille jooksul on selle funktsiooni teostamine võimalik.

6. Loo lõputu hulk meiliaadresse

Kui sa annad tihtipeale oma e-maili aadressi erinevate veebilehtede ja teenustega registreerumisel, võib tekkida oht, et mõni nendest teenustest lekitab selle tahtlikult või tahtmatult  spämmeritele.

Kontrollimaks milline teenus on selles patus süüdi, sisesta järgmine kord e-posti aadressi lahtrisse kombinatsioon SinuE-post+teenusenimetus@gmail.com. Kui veebileht müüb sinu andmeid kolmandale osapoolele, hakkab spämm saabuma just sellele meiliaadressile, millele olid sa veebilehe nime külge pookinud. Sellisel viisil saad reeturi kiiresti välja selgitada.

Antud lahendus on kasulik ka juhul kui tahad ühel veebilehel luua mitu kasutajakontot sama meiliaadressiga.

NB! Mõningad, eelkõige viisakad ning oma ohutusest hoolivad veebilehed ei luba e-posti lahtrisse sisestada aadresse, mis sisaldavad plussmärke ja muid eriskummalisi sümboleid, Seega iga teenusega see trikk ei pruugi toimida.

7. Vaigista meilivestlus

Küllap oled Sa vähemalt üks kord olnud tõmmatud grupi meilivestlusesse, kus sa otseselt vestlusest osa ei võta, kuid samas ennast vestlusest väljuda ka ei raatsi. Lahenduseks on vaigistusnupp, mis summutab teavitused, mis antud grupivestlusest tulenevad kuid samas võimaldab sul soovi korral kirju lugeda.

Meilivestluse summutamiseks:

1. Ava meilidejoru ning vajuta akna ülemises servas olevale More (veel) nupule.

2. Vajuta nupule Mute (summuta)

8. Peenfiltreering

Mõni kavalam spämm või tüütu uudiskiri suudab Gmaili filtritest ja blokeeringutest mööda lupsata ning sattub sinu postkasti. Sellise üksiku saatja blokeerimieseks ava tema kiri ning vajuta saatmise kuupäeva juures olevale alla suunatud noolele.  Avanenud valikutest klikka „Block (blokeeri) [saatja nimi]"

9. Salvestatud vastused

Praktilise iga telefoni sõnumirakendus pakub võimalust saata ühe ettevalmistatud vastustest, mis on tõenäoliselt nii mõnelgi korral aidanud vältida arusaamatusi ja konflikte. Selline tore abivahend kuluks ka e-kirjade saatmisel marjaks ära, kuid millegi pärast on see funktsioon Gmail’is Sättete sügavusse ära peidetud.

NB! Antud funktsioon peitub Gmaili eksperimentaalfunktsioonide seas ja ei pruugi alati nii toimida nii nagu peab.

1. Ava seadetes Labs (Laborite) sakk

2. Otsi välja funktsioon Canned Answers (Salvestatud vastused) ning märgi valik Allow

3. Salvesta muudatused

Kiirvastuse loomine:

1. Koosta uus kiri oma kiirvastusega

2. Vajuta akna alumises paremas nurgas olevale noolele ning mine kursoriga valikule Canned Answers (Talletatud vastused)

3. Vajuta New Canned Answer (Uus talletatud vastus)

4. Anna välja hüppanud aknas oma kiirvastusele kergelt ära tuntav ja lühike nimetus

5. Vajuta OK.

Kui sul tekib vajadus kiirvastuse funktsiooni kasutamiseks vajuta kirja akna v paremas alumises nurgas olevale noolele, liigu valikule Canned Answers (talletatud vastused) ning  vali sobilik vastus.

10. Kasuta kiirklahve

Iga produktiivsuse nohik teab, et arvuti efektiivseks kasutamiseks tuleb teha endale selgeks kiirklahvide kombinatsioonid. Ka Gmaili rakenduses on peidus omad kiirklahvid, millest on osad vaikimisi aktiivsed, kuid osad on siiski millegi pärast välja lülitatud. Selleks, et kasutada Gmaili kiirklahve täies mahus ava seaded, otsi üles sektsioon Keyboard Shortcuts ning tee aktiivseks valik Keyboard Shortcuts on

kiirklahvid

11. Määra kirjade järjestus

Vaikimisi näitab Gmail saabunud kirju kronoloogilises järjestuses, kuid selline järjestus ei pruugi igale kasutajale sobida. Õnneks saad sa kirjade järjestust muuta vajutades Postkasti kõrval olevale noolele ning vali ühe avanenenud valikutest:

* "Olulised kirjad kõigepealt" kuvab eriliste märgiste (kollase kolmnurga, tähtede märgitud) või teatud inimestelt saadud kirjade kuvab need üleval pool, vaatamata nende saabumise ajale.

* "Lugemata kirjad" kõigepealt kuvab avamata kirju

* "Tärniga kirjad" kuvab lehe eesotsas kirju, mille olid käsitsi märgistanud tärniga.

* "Olulised kirjad" postkast püüab esile tõsta kirju, mis väärivad sinu tähelepanu. Kirjad sorteeritakse kolme kategooriasse: tähtsad ja lugemata, tärniga kirjad ja ülejäänud.

12. Kasuta rohkem kui ühte tärni

Gmail annab sulle kirjade sorteerimiseks palju rohkelt sorteerimis- ja märgistamismooduseid kui lihtsalt kollase tärniga märgistamine. Gmaili sättete all on saadaval 6 erinevat värvi tärne, hüüumärke ja muid tähiseid. Sul tuleb lohistada meelepärased tärnid lohistada reale Kasutuses, märkida valmikombinatsiooni real mitu erinevat sorti tärne Sa kasutada tahad ja seejärel salvesta muudatused. 

Antud märgised ei ole ainult kaunistuselemendid vaid ka omanäolised sildid, mille abil saab kirju ka otsida. Näiteks saab kirja otsingus kasutada terminit „has: red-star“.

13. Seadista Puhkusevastaja

Kuigi tänapäeval on internet saadaval praktiliselt igas maailmanurgas ning e-postile saab ligi mobiiltelefonist kui arvutist, ei pruugi Sul olla tahtmist pidevalt e-posti kontrollida ja kirjadele vastata, eriti juhul kui Sa viibid parasjagu puhkusel. Gmail võimaldab sul seadistada üles automaatvastuse puhkuse perioodiks, et inimesed teaksid, et sind ei tasu hetkel kirjadega tüüdata.

1. Ava Seaded ning keri sakis General alla kuni leiad sektsiooni Vacation Responder (Puhkusevastaja).

2. Lülita sisse Puhkusevastaja ning määra puhkuse esimene ja viimane päev

3. Lisa automaatvastusele teema ja teade sinu äraolekust ning millisest hetkest saab sinuga ühendust võtta.

4. Vastuse akna alumises servas saad panna linnukese valikule, et antud vastus läheks ainult nendele inimestele, kes on sinu Kontaktides kirjas.

5. Salvesta muudatused

14. Ülesanded

Oma postkastis sobrades võib sul tekkida vajadus luua nimekiri täitmist vajavatest ülesannetest. Tänapäeval on küll saadaval mustmiljon erinevat rakendust ülesannete kirja panemiseks, kuid nende kasutamine võib olla üsna kompleksne. Hoopis kergem on luua ülesannete nimekiri otse postkastis, mida Gmail ka võimaldab.

Ülesannete nimekirja koostamiseks vajuta akna ülemises vasakus nurgas kirja Gmail olevale noolele ja vajuta Ülesanded

Gmail

Vaikimisi ilmub akna alumisesse paremaase nurak selline akend, kuhu saad kirjutada ülesandeid lisama. Kui ülesanded hakkavad teostama, saad nad vaikimisi kusutada

Ülesannete loendit saab kirja teel edastada, sorteerida ja palju muud teha sellega peale hakkata kui vajutad ülesannete akna alumises servas olevale nupule Toimingud.

15. Logi välja teistest sessioonidest 

Sõbra, raamatukogu või mõne muu üldkasutatava arvuti vahendusel e-posti kontrollides võib sul ununeda e-posti kontost välja logimine ja igaüks võib lihtsasti sinu kontole ligi pääseda ning suure sigaduse korda saata. Õnneks võimaldab Gmail sul kõigist teistest sessioonidest välja logida.

1. Otsi üles Gmaili veebiversiooni akna alumises  paremas nurgas nuppu Last Account Activity (Viimane tegevus kontol)

2. Vajuta nupule Üksikasjad. Seepeale avaneb aken logidega, kus on näha täpsemat infot kust ja millal antud kontole ligi pääseti.

3. Kõikidest teistest sessioonidest välja logimiseks vajuta "Sign out all other sessions.” (Kõigist teistest  veebiseansidest välja logimine).

Kui sul on kahtlus, et mõni võõras luusib sinu e-postis ringi, soovitan sul kohe oma konto parool ära muuta. 

Tegu ei ole kaugeltki kõigi krutskitega mida Gmail kasutajatele pakub. Google’i e-postis on lugematul hulgal erinevaid funktsioone ning aja jooksul tekib neid tõenäoliselt juurde. Samas aga iseenesest nende olemasolu elu paremaks ei tee. Neid trikke tuleb rakendada. Nii et mine, katseta ning proovi järgi, kas mõni antud funktsioonidest teevad e-posti halduse natukenegi meeldivamaks. 

Ildar Kamaev

21.03.2017